Днес ще споделим историята за пътя на един от нашите клиенти преди да ни срещне, така както ни беше разказана.
„Ние вече управляваме успешно работещ интернет магазин, в който продажбите се извършват без необходимост от физически склад. Предлагаме основно „dropshipping“ търговия и работим с няколко куриерски фирми, но имаме и собствен склад защото работим с няколко редовни клиента и поддържаме стоките им на склад.
До настоящият момент ни беше трудно да намерим подходящ складов софтуер и толкова сме се отдалечили от идеята че съществува такъв, че напомнянето за това ни връща в неприятните моменти и вълненията около СУПТО. Честно казано никой не желае да си спомня за този неприятен момент, но той доведе до промени в законодателството, които неможем да пренебрегнем с лека ръка и в следствие на това постоянно надигат глава различни проблеми и в настоящето.
Често счетоводителите ни „бутат“ към покупка на складов софтуер за да ги облекчим в отчетността пред данъчната администрация. Ежемесечно искат от нас справки за товарителници и фактури, касови бележки и разни там справки за това или онова, а ние просто искаме да продаваме това, от което разбираме. Често оставаме с впечатлението, че плащаме към държавата повече от колкото сме спечелили, но как да убедим някой в това.
Изборът на софтуер обаче не е лесна задача и в най-честите случай за да отговорим на настоятелните счетоводители сме принудени да инвестираме във време и хора, като често ние сами водим сметките си в малките часове на различни изчислителни програмки, защото е по лесно чрез тях да описваме различни неща от нашата дейност, за които бихме се "бръкнали" неоправдано на дълбоко или е трудно дори да намерим някой да ни го изработи както ние си го представяме.
А всичко от което имаме нужда в софтуерът е толкова простичко.
Работим така от години, програмка с която си пишем фактурите, наличносттите на стоките си ги водим в магазина, направили сме интеграция с нашите големи доставчици (или с по – голямата част от тях) и те автоматично популизират и актуализират стоките и техните наличностти в магазина, куриерите сами изпращат информация за платените към нас товарителници, а ние използваме техните online платформи за да организираме транспортта на поръчаните от клиентите ни стоки, инвестирали сме в различни модули за магазина, при всяка поръчка той изпраща на клиента email с потвърждение, клиентите сами плащат през интегрираните модули за разплащания online, дори сключихме договор с куриерите за „пощенски паричен превод“ за да намалим нуждата от издаване на касови бележки, но въпреки това все още стои пред нас въпросът как да сме изрядни пред държавната администрация.
Многократните ни опити да използваме алтернативен начин на работа по чл.17 от Наредба Н-18 се провалиха поради една или друга причина, не успяхме да намерим модул за нашата платформа, който да ни генерира ежемесечен файл . Опитахме с няколко фирми (и разни „специалисти“), но цената беше неоправдано висока и времето за разработка немалко, а приемането на разплащания в брой с редовните ни клиенти наложи като единствено решение издаването на касови бележки.
Опитахме да свържем магазина, касовият апарат и отчетността към счетоводителя, чрез няколко различни софтуера, но усилията в това направление бяха огромни.
Започнахме с програмка за издаване на фактури, като решихме да издаваме фактура за всяка продажба, но ЗДДС е категоричен че за физическите лица са необходими име, адрес и ЕГН, което клиентите не вписват при поръчките си и дори се провалиха няколко продажби когато настояхме за тях при издаване на фактурите.
Един от софтуерите искаше да премахнем всички продукти от магазина, да ги качим в софтуера и от там да ги синхронизираме с магазина, което директно проваляше вече изграденият автоматичен обмен на продукти с нашите доставчици, оптимизациите за търсачките и ангажираше допълнителна работна ръка, а и инвестицията в продукта не беше малка.
В друг имаше възможност да се създават товарителниците към няколко куриерски фирми, но не поддържаше връзка с фискални устройства и препоръката на „специалистите“ беше: „маркирайте ги като продажби от интернет магазин, нали ще издавате стокови разписки“, но нашите счетоводители се възпротивиха, искали изрично да са описани стоките във фискалният бон, защото съгласно чл.26 от прословутата Наредба Н-18 това било задължителен атрибут, и може да се приложи само ако се издава фактура.
Често имаме върнати стоки на продажби с „Пощенски паричен превод“ и сме затруднени с отчитане на документите за тези продажби, което обърква счетоводителя за стойността на реалните обороти само по предоставените товарителници.
Когато решихме да използваме G.I.R Global Market and Service Systemпоставихме всички тези въпроси и решението им беше бързо и без съществена промяна в начинът ни на работа, но вече можем да кажем, че всички стоки от интернет магазина автоматично се свалят и въвеждат в софтуера със свалянето на поръчката, така не се налага да променяме работата на магазина.
Всички данни за клиентите се свалят и съхраняват в софтуера, като организирахме и приемането на поръчките по телефона и email за които дори и не мислехме че ще намерим решение.“
Софтуерът обедини информацията по заявките от сайта, товарителниците, касовите бележки, фактурите и начините на плащане
Сега лесно може да се проследят оборотите и да се изчисли коректно дължимото към държавата.
Софтуерът описва цялото съдържание при издаването на фискалните бележки както е описано в чл.26 от Наредба Н-18.
Софтуерът предложи начин да се организира документално и сторнирането на продажби с „пощенски паричен превод“.
Разработени бяха необходимите справки към счетоводителя.
Дори е възможно за стоките свалени от сайта да се води наличност (да се описват документите за доставка) и това не представлява трудност за продукта.
Може да се каже че софтуерът се „съобрази“ с нас, което ни позволи след 15 дни интеграция и тестове, днес да работим спокойно и без притеснения.
